Google Docs'la Doküman Paylaşımı

Google Docs, web tabanlı bir ofis suiti. Dokümanlar oluşturup düzenlemek, tablolar yaratmak, sunumlar hazırlamak için kullanabileceğiniz, hazırladığınız dokümanları paylaşıp aynı anda aynı doküman üzerinde çalışabileceğiniz kullanışlı ve ücretsiz bir uygulama. Özellikle kişisel kullanımınız için bilgisayarınıza başka ofis programları kurmadan önce Google'ın sağladığı bu servise bir göz atmak isteyebilirsiniz. Burada kısaca Google Docs kullanarak doküman oluşturma, doküman paylaşımı ve hazırladığınız dokümanları bilgisayarınıza nasıl indirebileceğiniz konularına değinmeye çalışacağız.


Google Docs'un Avantajları

• Ücretsiz: MS Word gibi pek de ucuz olmayan bir programı satın alıp bilgisayarınıza kurmak yerine bu servisi ücretsiz olarak kullanabilirsiniz.
• Kaybolma Riski Yok: Dokümanlarınız Google sunucularında depolandığı için, bilgisayarınız bozulsa, sabit diskiniz kullanılamaz hale gelse dahi dokümanlarınıza internet bağlantısı olan herhangi bir bilgisayardan erişebilirsiniz.
• Paylaşmak Kolay: Paylaşmak istediğiniz bir dokümanı e-postaya ekleyip göndermek zorunda değilsiniz. Paylaşım seçeneklerini kullanarak istediğiniz herkesin dokümana kolayca ulaşmasını sağlayabilirsiniz.
• Ortak Çalışmak Kolay: Bir doküman üzerinde birden çok kişi çalışıyorsa, herkesin aynı anda değişiklikler yapmasına izin verdiği için Google Docs kullanarak çalışmanın verimini artırabilirsiniz. Bu benim çok sık kullandığım bir özellik.
• Paylaşım Seçenekleri Yeterli: bir dokümanı paylaşırken paylaştığınız kişilerin dokümanı nasıl kullanacağını da belirleyebiliyorsunuz. Bazılarına doküman üzerinde değişiklikler yapma hakkı verirken diğer bazılarına yalnızca dokümanı görme/ okuma hakkı verebilirsiniz. Böylece, istemediğiniz kişilerin değişiklikler yapmasına engel olabilirsiniz. 

İlk Ekran

Google Docs'un yeni arayüzü ilk giriş yapıldığında yukarıdaki gibidir. Ekranın solunda değişik fonksiyonlara ulaşmanızı kolaylaştıran bir menü ve bazı kısayollar bulunur. En üstte yeni dokümanlar yaratmak için kullanabileceğiniz 'Oluştur' butonu, onun altında 'Ana Sayfa', 'Yıldızlı' gibi kısa yollar. En altta da koleksiyonlar. Google Docs, "klasör" yerine "koleksiyon" kelimesini kullanmayı tercih ediyor. Bu, yeni kullanıcılar için kafa karıştırıcı olsa da, zamanla alışılabilecek bir adlandırma. Dokümanlarınızın sayısı arttıkça bu menü ve kısa yollar daha kullanışlı hale gelecek. Biz şimdi yeni bir doküman oluşturup düzenlemeye çalışalım.

Doküman Oluşturmak

Google Docs ana sayfasında sol üstteki büyük kırmızı "Oluştur" butonunu gözden kaçırmak mümkün değil. Butona tıkladığınızda seçeneklerinizi gösteren bir menü açılacaktır.

Bu menüden "Doküman" seçeneğine tıklayın. Tarayıcınızda aşağıdaki gibi yeni bir pencere açılacaktır.

Google Docs'un doküman düzenleme ekranı, MS Word, LibreOffce Write gibi başka doküman düzenleme araçlarından da aşina olduğumuz, tanıdık bir ekran. İşe, dokümanımızın başlığını değiştirerek başlayalım. Üstteki "Adsız doküman" yazısına tıkladığımızda açılan küçük pencereye dokümanın başlığını girebiliriz:

Bundan sonra dokümanımızın içeriğini oluşturup gerekli gördüğümüz biçimlendirmeleri yapabiliriz. Üstteki menü çubuğunda, kopyalayıp yapıştırmak, resim ve link eklemek, tablo oluşturmak gibi fonksiyonları bulabilirsiniz. Bu menü seçeneklerini baştan dikkatle incelemek daha sonra aradıklarınızı bulmanıza yardımcı olacaktır. Bunlar arasında benim özellikle dikkat çekmek istediğim bir seçenek var. "Görüntüle" menüsündeki  "Küçük Denetimler" seçeneğine tıkladığınızda sayfanın  dokümanla doğrudan ilgili olmayan üstteki bölümlerinin görünmez olduğunu fark edeceksiniz.

Bilgisayarınızın ekranı küçükse, ya da işinizle ilgisi olmayan şeyleri gözünüzün önünden kaldırıp dokümanınıza konsantre olmak istiyorsanız bu seçeneği sıklıkla kullanacağınızı düşünüyorum.

Doküman İndirmek

Hazırladığınız (ya da sizinle paylaşılmış) bir dokümanı bilgisayarınıza indirmek istiyorsanız, Google Docs bunun için de bazı seçenekler sunuyor. Dokümanı indirmek için "Dosya" menüsündeki "Farklı indir" seçeneğini kullanabilirsiniz.

Bu menü, dokümanınızı ODT, PDF, RTF, Metin (TXT), Word (DOC) ve HTML olarak indirme seçeneklerini sunuyor. Ben bunlardan en çok PDF seçeneğini kullanıyorum. Böylece hazırladığım bir dokümanı başka hiçbir külfete girmeden PDF'e çevirmiş oluyorum.

Doküman Paylaşmak

Google Docs'un en kullanışlı olduğu, kendini en çok gösterdiği alan dokümant paylaşımı. Diyelim ki bir doküman hazırladınız ve dokümanı yayımlamadan önce bir iki kişinin gözden geçirmesini düzeltmeler yapmasını istiyorsunuz. Google Docs, bu iş için biçilmiş kaftan. Paylaşım ekranına iki biçimde ulaşabilirsiniz. Dilerseniz normal görünümde ("Küçük denetimler" aktif değilken) sağ üst köşede bulunan "Paylaş" butonuyla, dilerseniz "Dosya" menüsündeki "Paylaş..." seçeneğine tıklayarak.

Paylaşım ekranında dokümanın paylaşım durumu görüntülenir. Dokümanınızı henüz kimseyle paylaşmadıysanız aşağıdakine benzer bir ekranla karşılaşırsınız.

Bu ekranın alt bölümündeki "Kişi ekle" kısmını kullanarak dokümanı paylaşabilirsiniz. Bu alana paylaşmak istediğiniz kişilerin e-posta adreslerini girdiğinizde paylaşım seçeneklerini de ayarlayabilirsiniz.

Paylaştığınız kişiye dokümanı düzenleme, görüntüleme, ya da yorum yazma hakkı verebilirsiniz. Bu haklara kısaca değinelim:

Düzenleyebilir: Bu hakka sahip kişi doküman üzerinde istediği değişikliği (silme, ekleme, biçimlendirme, vs.) yapabilir. Doküman üzerinde, doküman sahibi kadar etkin olabilir.
Görüntüleyebilir: Bu hakka sahip kişi dokümanı okuyabilir, indirebilir, ama üzerinde hiçbir değişiklik yapamaz. Dokümana yorum yazamaz.
Açıklama ekleyebilir: Bu hakka sahip kişi dokümanı görüntüleyebilir, indirebilir. Doküman üzerinde doğrudan değişiklik yapamaz, fakat belirli paragrafları, cümleleri ya da kelimeleri seçip bunlar üzerine yorum yazabilir. Yazılan yorumlar dokümanın yan tarafında listelenir. Dokümanın ilgili bölümü de belirginleştirilir (bkz. aşağıdaki ekran çıktısı). Böylece kişiler dokümanı değiştirmeden fikirlerini belirtme şansına sahip olurlar. Siz de onların düşünceleri doğrultusunda nerelerde değişiklik yapacağınıza karar verirsiniz.

Google Docs'a entegre edilmiş olan mesajlaşma uygulaması sayesinde dokümanı görüntülemekte olan diğer kullanıcılarla yazışabilir, çalışmanızı daha interakti bir hale getirebilirsiniz.